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「在庫管理」という言葉を耳にすることはあっても、具体的な内容、その役割がわからないと、重要性が実感できないのではないでしょうか。
場合によっては、エクセルだけで無理に在庫管理をして、無用な手間や労力を使っているかもしれません。
この記事では、物流倉庫の在庫管理に関しての基本や役割など、以下の内容をわかりやすく解説します。
- 物流倉庫の在庫管理の基本と重要性
- 在庫管理と倉庫管理の相違点
- 在庫管理における課題
- エクセルとWMSシステムの比較
- 在庫管理を効率化するポイント
この記事を読めば、在庫管理の概要や倉庫管理との違い、そしてその役割について理解が深まるでしょう。物流倉庫の在庫管理の重要性がわかれば、ビジネスの利益率の向上やキャッシュフローの改善が期待できます。
ぜひ最後まで読み進めてください。
倉庫・物流業務を委託したい方へ
目次
物流倉庫における在庫管理の基本と重要性
物流倉庫における在庫管理の基本と重要性を以下の順で紹介します。
- 在庫管理の基本
- 在庫管理の重要性
この2点を押さえておくと、在庫管理への理解や有用性が高まります。
それぞれ確認していきましょう。
在庫管理の基本
物流倉庫における在庫管理の基本は、商品の在庫データを把握して、欠品や余剰在庫が発生しないようにすることです。また、市場のニーズに応じて、迅速に商品を発送する役割を担っています。
そのため、在庫管理が適正にできていないと、欠品や過剰在庫により商品を預けている荷主が損失を被るかもしれません。場合によっては、商品を注文した顧客からクレームが入る可能性もあります。
したがって、市場のニーズを予測しつつ、預かっている商品の量を適切に調整することが在庫管理の基本といえるでしょう。
在庫管理の重要性
在庫管理は、商品を預けている荷主（個人や企業）の経営状態と、顧客満足度を左右する重要な要素です。
前述のように適切な在庫管理は、過剰在庫や欠品を防ぎ、商品保管に関わるコスト削減と機会損失を回避します。これにより、無駄なコストを抑えつつ、売り上げの最大化に貢献できます。
もし商品が欠品して取り寄せることになると、顧客を待たせるだけでなく満足度の低下やキャンセルを招く場合があります。反対に、商品を迅速に提供できれば、顧客満足度を高め、リピートにつながる効果も期待できるでしょう。その結果、荷主のキャッシュフローが改善し、利益を最大化することが可能になります。
そのためには、市場の需要変動に迅速に対応できる在庫管理が重要となるわけです。
在庫管理と倉庫管理の相違点
在庫管理と倉庫管理では、管理する範囲が異なります。
それぞれを簡潔に列挙すると、以下のようになります。
- 倉庫管理 ： 倉庫の設備や人員、在庫を把握して倉庫内の業務効率化が目的
- 在庫管理 ： 倉庫内外の在庫データも含めて商品を適切に管理するのが目的
このように、倉庫管理はあくまで倉庫内に範囲が限定されており、施設の維持やマネジメントを指しているといえるでしょう。
対して、在庫管理は倉庫管理に比べると範囲が広く、預かっている商品の入出庫データや保管方法、発送や返品に関わる範囲にも管理が求められます。
また、保管している商品の適正量が時期によって変化するため、倉庫管理よりも臨機応変な対応が求められるといえるでしょう。
対応の仕方を誤ると、商品を預けている荷主に損害を与える可能性もあります。
したがって、在庫管理のほうが商品を預けている荷主や企業向けの業務であり、倉庫管理は物流倉庫側の業務と言い換えることも可能です。
物流倉庫での在庫管理の課題3選
物流倉庫での在庫管理の課題を3つ紹介します。
- 適正在庫の維持の難しさ
- ヒューマンエラーの発生防止
- リアルタイムでの在庫状況把握
それぞれ確認していきましょう。
適正在庫の維持の難しさ
在庫管理で課題となるのは、欠品せず過剰在庫にならない適正在庫の維持です。
適正在庫が維持されていれば、欠品による機会損失や、過剰在庫による保管コストの増大を回避できます。
しかしながら、SNSの投稿やインフルエンサーの一言で需要が変化する場合があるため、適正在庫を維持し続けるのは簡単ではありません。
そのため、システムやAIを活用して高精度の需要予測を行い、在庫管理を効率化する方法が取り入れられています。
それでも、需要が短期間で大きく変動した場合は、在庫を適正に維持するのが難しくなります。
したがって、システムやAIを活用しながら市場の動向を把握しつつ、常に臨機応変な対応をしながら、在庫量を適正に維持するのは、ある種のバランス感覚が必要な難しい課題といえるでしょう。
ヒューマンエラーの発生防止
入力ミスや検品ミスなど、ヒューマンエラーの発生防止は物流倉庫では必須といえる課題です。
特に、手作業による業務が増えるほど、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。
入力作業のルールやチェック体制を徹底しても、アナログで入力する以上はヒューマンエラーをゼロにすることはできません。
そのため、システムやロボットを導入して手作業自体を減らし、ヒューマンエラーが起きにくい環境を作る方法が取られています。
したがって、ヒューマンエラーの発生防止には、手作業を減らし、特定の個人に依存した体制からの脱却が効果的といえるでしょう。
リアルタイムでの在庫状況把握
数時間で変動する在庫状況をリアルタイムで把握することは、適切な在庫管理において重要な課題です。
特に、複数の拠点を運営している場合は、リアルタイムで在庫状況が把握できないと、欠品や過剰在庫のリスクが高まります
この課題に対しては、クラウドベースの在庫管理システムを導入することで、在庫情報の誤りを抑えることができます。
その結果、リアルタイムに在庫情報を把握でき、迅速な意思決定が可能となり、円滑な在庫管理だけでなく過剰在庫や欠品のリスクも軽減できるでしょう。
物流倉庫の管理手法：エクセルと在庫管理システムの比較
物流倉庫の在庫管理には主にエクセルと在庫管理システムが利用され、それぞれに特徴や利点、限界があります。
また、物流倉庫の状況や規模に応じて最適な管理方法も異なります。
この章では、エクセルと在庫管理システムの双方を比較していきます。
- エクセルによる在庫管理の利点と限界
- 在庫管理システムの基本機能
- エクセルと在庫管理システムの比較分析
それぞれ詳しく見ていきましょう
エクセルによる在庫管理の利点と限界
エクセルは、手軽に始められる在庫管理ツールとして広く利用されています。
その利点は、低コストで導入でき、操作に慣れている人が多いこと、そして自由度が高いため、企業のニーズに合わせたカスタマイズが容易である点です。
その一方で、エクセルによる在庫管理には、データ量が増えると処理が遅くなり、ミスが発生しやすくなるという問題があります。
また、複数人で同時に編集することが難しく、リアルタイムでデータを更新するのにも適していません。
セキュリティ面でも脆弱であり、規模が大きくなったり、取り扱う商品が増えたりすると、エクセルでは管理に限界が生じるでしょう。
したがって、エクセルによる在庫管理は、小規模な倉庫や取扱商品が少ない場合に限定され、複数拠点での運用や商品数が多い在庫管理には不向きです。
在庫管理システムの基本機能
在庫管理システムは、前述した在庫の適正化や情報把握がしやすくなるツールです。
システムの基本機能を列挙すると以下のようになります。
- 在庫一覧：現在の在庫数や保管場所を管理する機能
- 入出庫管理：物流倉庫を出入りした商品情報の把握
- 検品：端末で読み取った入出庫の商品や数量が伝票とズレがないか確認する機能
- 返品：返品の発生時に入出庫のデータを修正し、在庫数を適切に管理する機能
- 在庫分析：過去のデータから在庫の回転率や回転期間を分析
- 棚卸：倉庫内にある現物とデータ上の数量を照合し一致させる作業の効率化
- データ抽出：システム内のデータから必要な情報を選び抽出する機能
- マスター管理：商品や資材、顧客やスタッフなどのデータを管理する機能
システムによっては、請求書の発行などの付属機能を搭載しているモデルもあり、事務作業の効率化も可能です。
これらの機能を活用して、在庫の入出庫管理やロケーション管理、リアルタイムで在庫状況が把握できます。
さらに、クラウドベースのシステムであれば、複数拠点の一元管理が可能となり、企業全体の業務効率化や、部門間の連携が容易になるでしょう。
エクセルと在庫管理システムの比較分析
エクセルと在庫管理システムを比較すると、それぞれに異なる長所と短所があります。
比較すると以下のとおりです。
| エクセル | 在庫管理システム | |
|---|---|---|
| 導入コスト | 低 | 高 |
| セキュリティ | 劣 | 優 |
| 複数拠点運用 | 劣 | 優 |
まとめると、エクセルでの在庫管理は、保管する商品量や種類が少ない場合に有効です。
しかし、物流拠点が複数あり、保管している商品が多い場合は、エクセルでの在庫管理はすぐに限界に達するでしょう。
そのため、事業規模に合わせて段階的に在庫管理システムの導入を検討しても良いかもしれません。
例えば、規模が小さい初期段階ではエクセルで在庫管理をして、商品数が増え、業務が複雑化してきたら、システム導入を行うといった流れです。
在庫管理システムは、導入コストや月額料金がかかるものの、機能性が高く、セキュリティ面でも優れています。
そのため、複数拠点での運用や複雑な在庫管理が必要な場合は、システム導入により業務の効率化がしやすくなります。
物流倉庫の在庫管理を効率化する3つのポイント
物流倉庫の在庫管理を効率化するポイントを3つ紹介します。
- 見やすい在庫管理表の作成
- ロケーションの最適化
- 出入庫作業の標準化
物流倉庫の在庫管理は、システム導入やAI活用などのデジタルに関わる分野だけで効率化が済むわけではありません。
それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
見やすい在庫管理表の作成
現場での在庫管理の効率化には、見やすい在庫管理表の作成がおすすめです。
一目で在庫状況が把握できる表があれば、作業者や監督者の間で情報共有が容易となり、間接的に作業効率を高める重要なツールになるからです。
システムを導入していても、エクセルで在庫管理表を別途作成するのも良いかもしれません。
見やすい在庫管理表を作成するには、以下の点を考慮しましょう：
- 色分けによる情報の明確化
- 在庫場所の明記
- 記入事項を限定
見やすく、効果的な在庫管理表は、大量の情報を盛り込むよりも、目的に合わせた必要な情報を厳選することが重要です。
そのため、在庫管理表の作成時には、表記する情報を慎重に選択し、必要最小限の内容に絞り込みましょう。
ロケーションの最適化
効率的な出荷作業を行うために、商品を最適なロケーションに保管しましょう。
ロケーションを考える際には、以下のポイントを考慮すると最適化がしやすくなります。
- 出荷頻度が高い商品を出口近くにまとめる
- ピッキングミス防止のため類似商品から離して保管
- 保管する棚の間口に適したサイズの商品を保管
- 作業者の負担を軽減するためピッキングエリアの広さを調整
ほかにも、作業者同士の衝突が起きないように、通路の幅を十分に確保して作業効率を下げないようにする配慮も効果があるでしょう。
ロケーションの最適化は、物流倉庫内での効率的な作業の基盤であり、適切な在庫管理を行うための前提条件といえます。
出入庫作業の標準化
出入庫作業の標準化は、在庫管理の効率を左右する重要な要素といえるでしょう。
作業するスタッフごとにやり方が異なっていると、物流品質にムラが発生し、効率化を求める際に障害となるからです。
標準化の手順は以下のようになります。
- 作業手順を標準化してマニュアルに明記する
- 標準化した内容が現場の作業手順に適しているか定期的に見直す
- スタッフの熟練度によって作業の質が大きく変化しない内容であるかチェックする
- 作業手順が変更になった場合は、全スタッフ（特に経験の長いスタッフ）に再教育を行う
特に再教育を怠ると、作業ミスや品質低下を招く可能性があるため、注意が必要です。
このように、作業の標準化と定期的な見直しを行うことで、安定した在庫管理が可能となります。
物流倉庫の在庫管理の最適化へ：まとめ
物流倉庫の在庫管理は、商品の個数や入出庫のデータを把握し、欠品や余剰在庫が発生しないように管理しながら、需要に対して迅速に対応できるようにすることです。
倉庫管理とは異なり、管理範囲が倉庫外の商品情報や顧客データにも及びます。
また、需要の変化や予測が在庫管理の最適化で重要になっているため、商品数が多い場合は、在庫管理システムの活用を求められるでしょう。ただし、小規模で需要の変動が起きにくい商品を管理する場合は、エクセルでの在庫管理が可能です。
まとめると、在庫管理の目的は、市場の需要に合わせて商品を供給しつつ、倉庫内の在庫を一定に保つことです。その結果、顧客満足度の向上とともに、荷主の機会損失を最低限に抑えて、利益の最大化に貢献できるようになるでしょう。
