封入封緘とはDM送付で必須作業！代行できるもののデリケートな業務【読み方など基本も解説】

封入封緘とは、封筒にチラシや帳票、写真など封入物を入れて封を閉じる作業です。

封入封緘の読み方は、「ふうにゅうふうかん」です。

封入封緘は、DM送付など書類を送付する際に必須であり、手間のかかる作業であるため、効率的に行うことが重要です。しかし、非効率な方法で対応して、人件費や機材で無用なロスを出している場合があります。この記事では、封入封緘の概要や影響など、以下の内容をわかりやすく解説します。

封入封緘とは？

この章では、以下の基本的な内容を2つ解説します。

• 封入封緘の作業内容
• 顧客情報を扱う封入封緘は照合封入が必要

順番に確認していきましょう。

封入封緘の作業内容

封入封緘は、封筒にチラシや帳票、写真など封入物を入れて封を閉じる作業です。

漢字が意味を表すように「封入（ふうにゅう）」が封筒に書類を入れる意味であり、続く「封緘（ふうかん）」が封筒を閉じて封をすることを言います。

封入封緘が必要な例をあげると以下のとおりです。

• DM送付
• チケット・金券の送付
• 見積書・請求書の送付

これらの送付物を封筒に入れて、封を閉める作業を封入封緘といいます。

顧客情報を扱う封入封緘は照合封入が必要

照合封入とは、個人情報などが記載されている内容物を封入する際、封筒の宛名情報と中身の情報が一致しているのか確認する作業です。

封筒の宛名と封入物が違うと、クレームや顧客離れに直結するため、ミスが許されません。特に、チケットや請求書といった顧客の氏名や契約に関わる内容がダイレクトに印字されるような内容物を送付する場合は、必ず照合封入を行いましょう。

したがって、一言で封入封緘といっても、顧客に寄り添ったDMやチケットなどを送付する場合は、責任の度合が大きくなります。

封入封緘を効率化する2つの方法

封入封緘を効率的に行う方法を2つ紹介します。

• 封入封緘機の導入
• 封入封緘の代行サービスに依頼

どちらでも手作業の封入封緘機に比べて、効率アップにつながります。
それぞれ確認していきましょう。

封入封緘機の導入

自社で封入封緘機（インサーター）を導入すると、1時間で1,000通単位の処理ができます。モデルによっては5,000通を1時間で処理可能なモデルもあります。もちろん、封入封緘機の導入にはコストや設置スペースが必要であり、固定費が増えることを承知しないといけません。

封入封緘の作業自体は自動で行えるものの、機械操作や発送をするには人手が必要です。ただし、機械にセットできない封入物は入れられません。また、機械で自動的に作業を行うため、宛名と内容物の確認ができず、照合封入が必要な場合はその速さを発揮できないというデメリットもあります。つまり、送付物が画一的で大量に送る機会が多い場合には、封入封緘機の導入は大変有効な方法と言えるでしょう。

封入封緘の代行サービスに依頼

封入封緘作業は代行できるため、請け負っている業者に依頼すれば、固定費がかからず業務効率を上げられるのがメリットです。

また、送付物や宛先に合わせた臨機応変な対応ができる代行業者も多いです。照合封入が必要であっても対応可能な場合が多く、個人情報が関わるものや個別オファーを送る際に適しています。また、代行業者は封入封緘を効率よく行うための人員、オペレーション、設備を備えているため、手探りで自社対応するよりも効率的に処理できるでしょう。

ただし、依頼する件数や、封入封緘の代行回数が増えるほどコストが増大します。

封入封緘を自社対応する場合の課題3選

代行サービスを使わずに、封入封緘を自社対応する場合は、以下のように複数の課題に取り組まないといけなくなるでしょう。

• 情報漏洩を防ぐ対策と体制づくり
• 作業品質と信頼性の確保のための人材育成
• 人件費や設備のコスト負担

それぞれ確認していきましょう。

1. 情報漏洩を防ぐ対策と体制づくり

封入封緘作業では、顧客情報を扱う機会が増えるため、情報漏洩を防ぐための管理や対策が必要です。特に、派遣社員やアルバイトに封入封緘作業を担当させる場合は、データの放置や持ち出しによる漏洩リスクが高まります。万が一、顧客情報が漏洩した場合は、顧客からの信用を失ってしまい、重大な問題になるでしょう。

したがって、情報漏洩を防ぐためには、人選や契約、施錠管理などのセキュリティ対策が求められるため、コストと手間がかかります。

2. 作業品質と信頼性の確保のための人材育成

封入封緘は、同封物の混入ミスや宛名の誤字など、些細なミスで信用を失うリスクがあるため、自社対応する場合は必要なスキルを持った人材確保や育成が必要になるでしょう。

特に、送り先によって内容物が異なる場合は、前述した照合封入が必要となり、効率良く作業を行うには一定の経験が求められます。

つまり、適した人材が自社にいない場合は、封入封緘作業の品質確保のために人材育成が必要です。

3. 人件費と設備のコスト負担

自社で封入封緘を行うには、担当者の人件費や作業スペース、必要な機材の経費を自社で負担しないといけません。前項で説明したように封入封緘には、情報漏洩や作業ミスを防ぐための経験や管理能力が求められるため、人件費を安くできないでしょう。

また、封入封緘を効率良く行うには、設備と資材に対して継続的に資金が必要になります。

そのため、固定費用が増大して、収益を圧迫し、企業経営に影響を与えるかもしれません。まとめると、封入封緘にかかるコストを負担しても支障が出ない収益構造が必要です。

封入封緘の代行サービスのメリット

ここからは、封入封緘を代行するメリットを解説します。

• 作業品質と信頼性が確保しやすい
• コスト削減と業務の効率化が可能

不定期にDMを大量送付する場合は、封入封緘を代行したほうが効率的かもしれません。一つずつ確認していきましょう。

作業品質と信頼性が確保しやすい

封入封緘の代行業者は、効率よく作業をこなす知識や経験が豊富にあり、確立された作業手順とチェック体制でミスのない高品質な作業が期待できます。
また、作業記録の保管や作業証明を発行している業者もあるため、客観的な信頼性が確保しやすいです。

そのため、単発のDMで送付物が大量にある場合、自社対応よりも代行したほうが効率よく封入封緘の作業を完了するでしょう。

コスト削減と業務の効率化が可能

封入封緘を代行業者に依頼すると、自社対応に比べてトータルコストの低減や、固定費を抑えられます。自社対応では、作業スペースや人件費、機材費などがどうしても固定費として発生します。しかし、代行する場合は、依頼ごとの支払いで済むため、費用が変動費になります。

そのため、自社でノウハウの蓄積や設備を維持するよりコスト削減ができるでしょう。つまり、封入封緘を代行できると、業務の効率化とコスト削減の両立が可能です。

封入封緘の代行サービスのデメリット

前項では、封入封緘の作業を代行するメリットを紹介しました。
しかし、以下のようなデメリットもあります。

• 情報漏洩のリスクが上がる
• 納期遅れや作業ミスの責任の追及が難しい

封入封緘を代行する前に、こちらの内容も把握しましょう。

情報漏洩のリスクが上がる

封入封緘を代行業者に依頼する場合、顧客情報や内容物を預けるため、情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。
もちろん、代行業者も対策を行ったうえで依頼を受けていますが、人為的ミスや内部不正をゼロにできるわけではありません。
そのため、代行作業者に預ける情報の取扱いや取捨選択には細心の注意が必要です。

納期遅れや作業ミスの責任の追及が難しい

代行業者に封入封緘を依頼すると、作業の遅れやミスが発生した際の原因追及が難しく、責任の所在が明確にできないデメリットがあります。封入封緘の作業自体は社外で行われるため、どのような手順や段取りで行われているかわからないからです。

作業の詳細が不明であることから、トラブルの解決に時間がかかる恐れがあり、短期間に同じような作業ミスや納期遅れが起きる可能性を考慮しないといけません。したがって、封入封緘の代行を依頼する場合は、あらかじめ責任の所在確認や、余裕のある日程で作業を依頼しましょう。

封入封緘代行を依頼する際の確認事項

自社に適した代行業者を選ぶために、この章では代行を依頼する前に確認するポイントを5つ紹介します。

封入封緘の代行サービスを依頼する前に、これら5つポイントを押さえて、自社に合う代行先を見つけましょう。

封入封緘とは代行できる作業であるものの顧客数やサービス内容に合わせて検討が大切

封入封緘（ふうにゅうふうかん）は、封筒に送付物を入れて、封を閉める作業であり、機械化や代行できる業務です。

作業が多い場合、自社で行うよりも代行業者に依頼したほうが費用や時間に対してのパフォーマンスが良くなります。

しかし、封入封緘でミスや情報漏洩があると、顧客や取引先と関係に直接影響を与えるため、単純にコストが高いという一点で代行すると、信用を一気に失ってしまうリスクもあります。

そのため、数字だけで判断できないリスクにも注目して、封入封緘を自社対応するか、代行してもらうか検討しましょう。