送り状とは【納品書との違い/物流における送り状】

送り状とは、宅配業者で送る際に、梱包の外装に貼る、宛先情報や荷主情報などを表示したもの。手書きのものや、パソコンを使用して印字するものもあります。

初めて物流業務に携わった方の中には、「送り状を作成して」と言われ、どのようなものを指すのかわからないという方もいらっしゃるかも知れません。

一般的なビジネス上の送り状と、物流業務上の送り状が指すものは違うこともあり、悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。企業によっては上記2つの送り状どちらも必要な場合もあります。

本記事では、物流業務における「送り状」とは何か、また3つある種類それぞれの使い分け方、作成時のポイントと混同されやすい納品書との違いと合わせて、一般的にビジネス上の送り状が何を指すのかも合わせて解説させていただきますので、お目通しください。

送り状とは

送り状とは、先にもお伝えしたように一般的なビジネス上の書面としての送り状と、物流業務上利用する送り状、大きく二つに分けられます。一般的なビジネス上の送り状については後述しますので、まず物流上の送り状について解説させていただきます。

物流上の送り状とは、配送する書類・荷物に貼付する配送伝票のことを指しています。宛名・差出人のほか、何が入っているのか、いつ届けなくてはならないのか、といったことを配送業者や受け取り主に明示する目的で利用します。

『配送伝票とは別に送り状を作成するよう指示があった』という場合には、内容物に間違いがないか確認していただくため、内容物の詳細・数量・単価・合計金額のほか、内容物の概要などを補足する文章といったものを記載する文書である「添え状」を指すことも。輸出入の際の添え状は『取引の明細を記した商用文書』としても利用されます。

また配送伝票には利用目的別に3つの種類がありますので、これについても後で解説させていただきますので、続けてお目通しください。

ビジネス上における一般的な送り状とは

ビジネス上に置ける一般的な送り状は、上でお伝えした「添え状」のほか、「送付状・送付案内状」とも呼ばれるものを指します。

例えば取引の際、顧客に見積書を送付する、契約書を送付するといった際、「どういった書類を封入したのか」の明細を記載した書類が「添え状」であり送付状・送付案内状とも呼ばれるもの。

封を開け最初に目に付くもの、ということから挨拶文を添えて送るのが一般的です。ビジネス上書類を手渡しではなく郵送や配送を行う際には、送り状を添えて封入し送付するのがマナーとなっています。

送り状（配送伝票）３つの種類

物流業務上における送り状、いわゆる配送伝票には3つの種類があるとお伝えしました。配送伝票は、利用する配送業者毎に異なりますが、以下の3つの伝票種類があります。

1. 発払い伝票:送料を送付元で支払う場合
2. 着払い伝票：受け取り主が送料を支払う場合
3. 代引伝票：送付する商品の代金・送料・手数料を受け取り主が支払う場合

送料をどちら側が負担するのか、また商品代金の扱いはどうするのかによって、上記3つの配送伝票を使い分けて送付する必要があります。

送り状と納品書の違いは

送り状と納品書は混同されやすい物ですが、明確な違いがあります。

送り状とは先にもお伝えしたように配送伝票、もしくは送付するものの明細を伝えるために封入するものです。

納品書は契約締結後に顧客に商品を納品する際、『誰が、誰に、いつ、何をどれだけの数量、販売金額はいくらで納品した」ということを記録として残し、証明するために送付する書面です。納品書と別に納品書も送付したことを記載した送り状を添えるケースも多くあります。

納品書は契約内容にそって納品したことを示すための書面であり、送り状はあくまで送付したものが何かを明示するために送る書面として覚えていただくと良いでしょう。

送り状を作成する際の注意ポイント

物流業務上の送り状、配送伝票を作成する際には誤発送・個人情報漏洩のリスクもあるため、以下の点に注意して作成することが重要です。

• 送り状に記載する宛先・送り主情報のミスを防ぐ
• 送り状の貼付ミスが起こらないようにする
• 送り状に記載する商品名を正しく記載する

添え状を添えて配送したものの、配送伝票が間違ってしまえば情報流出に繋がってしまいます。また送り状（配送伝票）に記載する情報に間違いや漏れがあれば、配送遅延のリスクがある他、万が一配送中にどこかに紛れ込んでしまったりした際追跡できなくなる恐れもあるなど、重大なトラブルに発展するリスクがあるためです。

効率よく配送準備を行うためにも、間違いなく期日通りに配送するためにも、送り状作成の際にはミスは許されないものと認識しておかなくてはなりません。このようなリスクを回避するためには、システマチックに物流を自動化する仕組みを導入する、3PLやフルフィルメントサービスを利用するほか、物流代行業者に委託して業務を賄うことも有効策となります。

送り状作成のミス防止・業務効率向上には物流代行業者へのアウトソーシングも一手

送り状作成から貼付のミスを防止し、自動化するためには、様々な業務を自動化する必要がある場合もあるでしょう。ただ、こうしたシステム投資や設備機器の導入には多額の費用がかかります。

自動化しても、自社内でそれを運用し確認する、設備メンテをする人材の確保と教育も必要となることは、事業規模によっては大きな障壁となることも多くあります。とはいえ、自社の信頼失墜のリスクを軽減するためには打開策が必要だということから、3PLやフルフィルメントサービスの活用のほか、物流代行業者に委託する企業が多くなっています。

こうしたアウトソーシングは、近年消費者からのスピーディーな物流の実現のニーズが高まったことから、他社との差別化のためにも必須と導入する企業が増えたものです。

まとめ

物流業務に求められるスピードが格段にUPしたことで、物流業界は様々な工夫、変革が求められる時代になりました。

EC市場も活性化したことで、企業に求められる配送のスピード感・正確性は一昔前とはかなり大きく変わったことを実感される担当者様も多いのではないでしょうか。

それにともない、出荷までの作業をより正確にスピード感を持って対応しなくてはならず、煩雑化してしまった業務で、誤出荷などのトラブルを防ぐためにも、送り状作成の業務効率改善は急務となっている企業様も多いはずです。

本記事でお伝えしてきた送り状の作成ポイントも踏まえ、今後の業務改善に活かしていただけましたら幸いです。