出荷とは

出荷と出庫の違いとはなんでしょうか。

出荷の意味について解説いたします。

出荷とは、倉庫から搬出された荷物をトラックに積載して顧客に届けるまでの工程を意味します。倉庫業者と運送業者が適切に連携し、ジャストインタイムで遅滞なくトラックに積んで発車できること、また、当日の天候や事故情報、渋滞状況などを考慮に入れた配送技術も出荷作業の成否を左右する重要な要素となります。

出庫との違い

出荷が、倉庫の外に搬出された荷物をトラックに積み、配送する外部的な作業であるのに対し、出庫は、倉庫外に荷物を出すまでの内部的な作業を意味します。

単に倉庫の外に搬出するだけではなく、注文指示にしたがって在庫棚からピッキング、加工、梱包のうえ、配送先の伝票を貼付する工程も含みます。

発送との違い

発送は、運送業者が荷物を積んだトラックで、配送先に向かって出発することを指します。つまり、出荷作業の一部、しかも起点となる最初の工程のみを意味します。

出荷の重要性

出荷の重要なポイントは、積荷したものを正確、安全かつスピーディーに顧客へと送り届けること。また、顧客と直接顔を合わせる最終的な窓口の役割を果たすことにあります。

商品がいくら完璧に製造され、梱包されたとしても、配送中に破損しては、それまでの工程が台無しです。配送先を取り違えても、顧客に多大な損失を与えることになるでしょう。また、せっかく指定日時に配送できたとしても、ドライバーの配慮が足りなかったり態度が悪かったりすると、クレームや信用失墜の原因にもなりえます。

よって最後のラストワンマイルまで完遂してこそ、出荷作業が成功したといえるのです。

出荷の注意点

出荷作業の注意点は、以下の4点になります。

1.誤出荷をなくす

出荷先を間違うと、荷物を回収したり、再配達したり、取り違えた別の荷物のありかを突き止めたりすることが、非常に大変です。誤出荷を防ぐためには、出庫作業者とドライバーの連携や確認作業を質の高いものにする必要があります。そもそも梱包の時点で中身とは異なる送り先伝票が間違って貼付されるケースもあるので、出庫作業にまで遡って間違いのない体制を構築することが大切です。

2.配送中の事故を防ぐ

配送中のトラック事故も少なくありません。ドライバーの健康や命を危険にさらすのはもちろん、商品の破損や遅延によってメーカーや顧客に多大な損失を与える恐れもあるので、最大限の注意と対策が求められます。

3.荷物の破損を防ぐ

配送時の悪路の選択やドライバーの運転技術の低さ、さらに空きスペースの多い積載方法によって、商品やダンボールの破損、液漏れといったトラブルが発生することもよくあります。賠償問題に発展したり、配送業者のみならず、製造業者や倉庫業者も含めて信用を失ったりして、売上が減少する原因にもなりかねないため、細心の注意が必要でしょう。

4.顧客を不快な思いをさせない

顧客との最終的な接点となるドライバーが、荷物を粗末に扱ったり、接客時の態度が横柄だったりすることで、顧客に不快な思いをさせることがあってはなりません。再配達が続いたり、自分には責任のないことを咎められたりすると、不満を抑えられなくなり、暴言や無視といった態度に出てしまうこともあるでしょう。その辺りの不満解消や接客マニュアルの徹底が求められます。

出荷業務を効率化し、トラブルを回避する方法

出荷作業を効率化し、問題なく進めるための対策が、主に3つあります。

1.輸送管理システム（TMS）の導入

配車、配送計画、積付、さらには運賃計算までを自動化できる輸送管理システム（TMS）の導入は、非常に有効です。保有トラックとドライバーの使用効率や各トラックの配送ルートを最適化できるので、スピーディーかつ無駄のない配送が実現し、ドライバーの長時間労働や燃料費の削減といったメリットも期待できます。

2.GPSでドライバーの動態管理を行う

GPSによって、事務所からトラックの位置をリアルタイムで把握、ドライバーとも交信できれば、不測の事故や気象の急な変化などの際に、ルート変更の支持が速やかに行えます。これにより、知識と経験に富んだベテランドライバーと技術の未熟な新人ドライバーとの差を少なくすることも可能になるでしょう。

3.ドライバーの接客研修を行う

ドライバーには、運転技術だけでなく、顧客に好印象を抱かせる接客術や心遣いも不可欠です。宅配需要の増加により、運送業界では業績アップのための熾烈な争いが続いています。出荷の最終段階で顧客の満足を得ることは、競争優位に立つために非常に大切な要素となるでしょう。そのためにも、ドライバーに向けた質の高い接客研修は、極めて重要です。