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発送業務を担当している方が悩みがちな「同封」と「同梱」という2つの言葉。
どちらも似た印象を持たれる言葉ですが、ビジネス上での言葉選びは慎重にならざるを得ず、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
混同されやすい「同封・同梱」それぞれの言葉の意味と違い、それぞれの使い方や例文などわかりやすく解説します。あわせて、顧客満足度と業務効率向上につながる同梱物についても紹介しています。 ビジネス上での大切なやり取りを安心して実行するため、ご参考ください。
目次
同封と同梱の違いは「何に入れるか」
同封と同梱はどちらも「まとめて送付する」という意味では同じですが、「送付方法が封書なのか、梱包（箱）なのか」が違います。 ライトな表現で「一緒に送ります」という表現もありますが、ビジネス上で用いてしまうと稚拙な印象になってしまうのは避けられません。 「同封」と「同梱」はどちらの言葉が適しているのか悩まれがちですが、「間違った言葉選びになってしまうと恥ずかしい…」と、悩む方が多いのも事実です。続けて同封・同梱それぞれの言葉の意味と、使い方、言い換え方など解説させていただきますので、併せてご覧ください。
同封とは
同封（どうふう）とは、広義では「一緒に封書に入れること」を指しますが、ビジネス上では「複数の書類や同封物を1枚の封筒にまとめて封入すること」を意味します。 例えば「見積書を送付し、後から追って商品詳細を送付する」といった場合は同封とは表現しません。この例では「見積書を送付するにあたり、同じ封筒に商品詳細を入れて送る」場合が、同封にあたります。
同封を言い換えるなら
「同封」という言葉をビジネス上で言い換える場合、以下を参考にしてください。
- 同送（より形式的な印象）
- 付属（例：説明書などを同梱する場合）
- 添付（メールなどで連絡する場合）
- 封入
同封することを連絡するときの例文
同封することをビジネス上で通達する際、案内の例文を以下にまとめました。
- （使用方法は）同封の〇〇をご確認ください
- 〇〇を同封いたしました
- 〇〇を同封しております
- 〇〇も封入いたしました
テンプレート的な対応ばかりでは無機質な印象を与えてしまいますが、いくつか表現方法を使い分けるとより好印象を持たれやすくなります。
同封と同送の違い
同封と混同しやすい言葉である「同送」ですが、こちらは「一緒に送る」ことを表す言葉で、「一緒に封入する」ことを指す同封とは指す行動が異なります。 ですので、「同送」には広義では「同封・同梱」どちらも含まれますが、「同封」には「同送」は含まれません。
同封と封入の違い
同封と混同されやすい言葉に「封入」もあります。内容物が1枚（1種類）でも封入、と表現するのに対し、内容物が複数の場合に限るのが「同封」です。 封入とは、「手紙やチラシなどを封筒に入れること」を指しており、内容物が複数かどうかに限りはありません。また封を閉じる言葉は「封緘（読み：ふうかん）」といいます。
同梱とは
「同梱」の読み方は「どうこん」です。同梱とは、「1つの箱に複数の商品を梱包すること」を意味しています。ただ、「注文された商品を梱包する際、販促などを目的とした同梱物を同時に梱包して発送する」ことも同梱に含みます。 「同梱」という言葉の使い方について、「同封」する場合とどちらの言葉を選ぶか悩まれがちですが、「箱に梱包する場合は”同梱”」と覚えておくとスムーズでしょう。
同梱を言い換えるなら
「同梱」という言葉をビジネス上で言い換える場合、以下を参考にしてください。
- おまとめ発送（複数注文分を同梱する場合）
- もれなくプレゼント（ノベルティを同梱する場合）
- 付属（例：説明書などを同梱する場合）
- 添付（メールなどで連絡する場合）
同梱することを連絡するときの例文
「同梱致します」の表現のバリエーションを増やしたいとお考えの場合は、以下をご参考ください。
- 〇〇を同梱しております
- 〇〇を同梱いたしました
- 〇〇（説明書など）を付属しております
- 同梱物は〇〇でございます
テンプレートに偏った連絡では味気なく感じられてしまいますが、上記の言い換えとあわせ、いくつかパターンがあると表現が豊かになります。
同梱発送とは
同梱発送は、下記のように「複数の商品を1つの箱に梱包し、発送すること」を指します。
- 一度に注文を受けた複数の商品を1つの箱にまとめて発送する
- 別々に注文を受けた商品をまとめて1度に発送する
企業側には、「送料負担を軽減できる」・「発送業務にかかる負担を軽減できる」のがメリットですが、②のケースに関しては同梱する場合の受注・発送の管理を適切に行わなければならないため、その点が負担となります。 顧客側にとっても、「何度も商品を受け取らなくて良い」・「送料分の金銭的負担が軽減できる」のがメリットとなるため、企業によっては「希望者には取り置き、という形で同梱サービスを提供する」ケースもあります。
同梱物とは
注文を受けた商品とは別に、顧客とのエンゲージメントや満足度向上、リピート購入促進の目的で同時に梱包し送るものを「同梱物」といいます。よくある販促に効果的な同梱物は以下です。
- クーポン
- サンキューレター
- 関心のありそうな商品のサンプル
- 購入商品の使用法やアレンジアイディア
- 商品カタログ
上記のほかにも、サプライズプレゼントを同梱する企業も増えています。サプライズだからこそ、「このお店は私（顧客）を大切にしてくれている」というポジティブなイメージを持たれやすいのでおすすめです。
同梱物で業務効率を向上させられる
同梱物で販促効果があるとご紹介しましたが、業務効率向上につながる同梱物もあります。 EC事業や通販は、「使い方がわからない」・「買ってはみたが使いきれない」・「返品したい場合はどうしたらよいか」といった問い合わせが多くなりがちです。こうした問い合わせ対応の負担を軽減できる同梱物についてご紹介します。
購入商品の使用法・アレンジ方法
購入した商品について、「正しい使い方がわからない」・「保管方法がわからない」といった問い合わせは多くあります。そうした疑問を解消できる同梱物があると、満足度を高めやすくなり、業務効率化にもつながります。 以下の情報をわかりやすくまとめたチラシやレターを同梱してみましょう。アレンジ方法なども記載すると、飽きずに使えリピート購入にもつながりやすくなります。
- 商品の正しい使い方
- 商品の正しい保管方法
- 商品のアレンジアイディア
- （必要に応じて）注意喚起
返品時の詳細を記載した案内状と発送伝票
返品可否を明記し、返品できるものについては返品方法の詳細を発送時に伝えられると、より親切な印象です。また、返品できるものについては返品時の発送伝票も同梱しておくとより問い合わせが減り、業務効率化できます。
アンケート
今後の商品開発に役立ち、顧客満足度向上につなげられるアンケートもおすすめの同梱物です。 購入商品に対する意見や、店舗の対応への意見のほか、今後販売してほしい商品や、取り入れてほしいサービスなどを気軽に回答できるアンケートを実施し、マーケティングに活かしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
ビジネスで使うことの多い「同封・同梱」、2つの言葉の違いや使い方についてご理解いただけたでしょうか。 それぞれの違いは「封筒に入れるのか、箱に梱包するのか」にあります。また、ビジネス上で無機質な印象を与えるのを避けるための、言い換え方や例文もご参考いただくと、より顧客とのエンゲージメント向上にも繋げていただけるはずです。 正しく使い分けていただき、あわせてお伝えした業務効率・エンゲージメント・顧客満足度を向上させることのできる発送業務に役立てていただければ幸いです。
