業務フローとは? メリットや作成の手順・具体例も紹介

部署ごとの業務の流れを把握したり、新規プロジェクトを始動したり、大規模なシステム開発にあたっては、「業務フロー」の作成が有効です。

業務フローがあると、業務全体をわかりやすく視覚化でき、問題を浮き彫りにしたり、業務の効率化が実現したりするので、組織全体のブラッシュアップや競争力向上にも大変役立ちます。

そこで今回は、業務フローの意味とメリット、また作成手順や業務フローの例についてもご紹介します。

業務フローとは

「業務フロー」とは、部署やプロジェクトにおける業務の流れを可視化したフローチャートのことです。

一つの画面上に、部署や担当ごとのスイムレーン（プールのコース分けのように区分された複数のスペースのこと）を設け、丸や四角、楕円などの図形を必要な数だけ配置、その中に業務内容を記入して、矢印でつないで流れをわかりやすく図示します。

すべての業務について、始点から終点まで辿っていけるため、担当以外のメンバーや新しく配属された人物でもタスクの流れが容易に把握できるようになっています。タスクの詳細をすべて業務フロー上に記入するのは困難なため、別途作成したテキスト中心のマニュアルを用意し、必要に応じてそれらと照らし合わせることで、流れをより深く理解することができます。

組織の規模が大きかったり、業務の種類が多数にのぼったり場合は、可能な限り融合させて全体を簡略化したり、「サブプロセス」という形で別のバージョンを分岐させて2次、3次と階層化した作り方をすることもあります。

業務フロー作成のメリット

業務フローを作成するメリットを見ていきましょう。

部署や担当どうしの意思疎通がしやすくなる

業務フローがあると、各部署や担当の業務の流れを俯瞰して見られるため、自分たちの業務が見直せるだけでなく、立場の違う相手とも互いのタスクについての理解が深まります。トラブル時や疑問がある時にも、どこに問い合わせれば良いか、どのポイントで協力し合えば解決しやすいかなどが把握しやすくなるため、業務効率化が進むと同時に組織力や競争力も高まると考えられます。

問題点が発見できる

業務フローを作成すると、その過程でさまざまな業務の詳細や今まで陰に隠れて解決されずにうやむやにされていた問題などが自ずと浮き彫りになってきます。矛盾があるとフローチャートにして図面上に落とし込めなくなるため、解決の糸口を探ったり、組織のあり方や業務の進め方にメスを入れざるをえなくなったりします。

これにより、組織全体の自浄作用が進むため、活性化や業績向上、労働環境の改善など、さまざまな変化が期待できるでしょう。

業務フローの作成手順

つづいては、業務フローの作成手順について解説しましょう。

目的を明確にする

業務フローは、目的によって自ずと形式や作り方が変わってきます。例えば、マッチングアプリを開発するプロジェクトと食品工場を新設する業務では、スイムレーンやタスクの種類、情報の伝達手段や問題解決のプロセスなど、何をとっても大きく内容がことなるでしょう。

よって、第一段階としては、「何のために」という目的をはっきりさせた 上で、さらに「何を」「だれが」「いつ」「どこで」「どのように」という5W1Hを軸として、業務フローの大まかなイメージを描きます。

業務の洗い出しを行う

各担当者を集めたり個別にヒアリングしたりして、すべての業務を洗い出し、その開始から次の流れとの接続点、そして終着点までを確実に辿っていきます。

フローチャートに落とし込む

業務内容の洗い出しや流れの把握が済んだら、その内容を正確にフローチャートに落とし込んでいきます。その手順は、以下の4ステップになります。

記号・矢印の定義づけをする

フローチャートは、とりたててどの様な形にしなければならないというルールはありません。思い思いの記号や矢印、棒線などを使ったり、スイムレーンごとに色分けしたりして、その部署やプロジェクトにあったスタイルで作り上げていけばよいのです。

ただし、 四角や楕円など、タスクを書き込むスペースの形は業務ごとに決めておかなければ、完成しても非常に見にくくなるため、注意が必要です。ワードやエクセルなどのソフトには、フローチャート用の記号がデフォルトで数多く用意されているので、それらを上手く活用するのもよいでしょう。

開始点と終着点を明確にする

業務フローでは、必ずすべてのタスクを始点と終着点で結んでいきます。矢印をたどれば、その業務がどこから何を経由してどこで収まるかが確実に分かるようにするのが、必須条件です。

始点には2パターンあります。

一つは「時刻や日付」。もう一つは、「何らかの働きかけがきっかけになる」パターンです。前者は「2月1日に」とか「確定申告がスタートしたら」などです。後者は、「荷物が持ち込まれたら」「開発を依頼されたら」という具合です。

サブプロセスが必要ないか検討する

部署や同時に動く担当者が多い場合、また全プロセスがあまりにも複雑なケースは、サブプロセスを検討します。ある時点まで作成したら、その先は「サブプロセスA」「サブプロセスB 」というように別口で違う画面上に作成します。

マニュアルと連携できる形に作成していく

先述のように、業務フロー上に全タスクの詳細を記載するのは困難でしょう。よって、テキストで書かれたマニュアルと照らし合わせれば100%理解できる仕組みを作っておくようにします。

共有できる体制を構築する

業務フローが完成したら、それをどのような形で共有するかを決めます。紙面かPCやタブレット、個人のスマートフォンなどデバイスで共有できるようにするのか。取引先と共有するなら、セキュリティも含めた扱い方を決めておく必要があるでしょう。

業務フローの例

最後に、具体的な業務フローについて、物流業（倉庫会社）を例にとって解説しましょう。

お客様から荷受けをし、倉庫内に在庫として保管、注文に合わせて出庫、配送するという流れの業務フローを作成します。

入荷業務

荷受けする →客名・商品名と数量を確認→伝票にサイン→ バーコード頒布→在庫格納場所に荷物を移動

入庫（在庫保管）業務

数量確認→格納場所の決定 → バーコードスキャン→入庫予定数と照合→格納する

出庫・配送業務

出庫指示→指示バーコードスキャン→ピッキング→バーコード検証→出庫する

以上、最小限の工程を業務フローにしてみました。

実際は、倉庫の規模や業務内容によってもっと複雑化するかもしれません。例えば入庫業務の終着点が「格納する」となっていますが、格納業務にも何段階かのプロセスがあるはずです。その場合は、ここから空きスペースに分岐させて、格納業務に特化したフローチャートを詳しく記載するとよいでしょう。

格納棚が多数ある場合で、何をどこに在庫として納めるかを細分化しているケースなら、サブプロセスという形で別途それ用の業務フローを作る方法もあります。その場合は、「格納する」から矢印を引き「格納専用の業務フローへ続く」などと記載しておくと分かりやすいでしょう。

ちなみに、スペースの無駄をなくすためにも、入力するタスクについては、主語を極力排除するのが、おすすめです。

まとめ

業務フローを作成すると、同じ部署内でもタスクについての勘違いや思い込みが解消できたり、気になっていた問題を解決できたりするので、非常におすすめです。

社内で組織改革や業務改善を行う際も、業務フローがあれば、話が進めやすくなるに違いありません。プロジェクトでも、一旦業務フローを作ることを習慣化しておけば、あとはそのテンプレートを使い回したり応用したりして活用することもできるでしょう。

業務フローの効用は作成してみればよくわかるはずです。ぜひすぐにでも取りかかってみてはいかがでしょうか。