在庫管理システムの基本を紹介｜メリット・デメリットやフリー版の賢い使い方も紹介

在庫管理とは、資材や商品を必要な量・必要な場所へ適切に管理することです。製造業であれば部品、原材料、仕掛け、完成品の在庫、卸売業や小売業であれば商品の在庫管理などが重要となります。

在庫管理をアナログで行なっていたり、Excelで手作業によって情報を入力したりすると、手間が多くミスが起きたりして効率的に管理がしにくいです。

そのためもっと効率的に、簡単に在庫の管理ができるように在庫管理システムを導入したいと思っている担当者の方も多いでしょう。そこで、この記事では在庫管理システムについて以下の内容を紹介していきます。

• 在庫管理システムの基本機能
• 在庫管理システムを導入する際の確認ポイント
• 在庫管理システムを導入するメリット
• 在庫管理システムを導入するデメリット
• Excelで在庫管理をするメリット・デメリット

紹介する内容は、在庫管理システム導入後のオペレーションなどを考える際にも役立つでしょう。

在庫管理システムの基本を解説

在庫管理システムの基本的な内容を解説します。

1. 在庫管理システムの概要
2. 在庫管理システムの機能

在庫管理システムの概要を把握できれば、現場での使い道もイメージできるようになるでしょう。

在庫管理システムの概要

在庫管理システムとは、倉庫や物流拠点にある備品や商品在庫の過不足をなくすための仕組みです。

そのため、在庫量の適正化と情報把握をしやすくします。

管理者だけでなく、現場にいる作業者もハンディなどの端末から在庫の確認や検索ができるようになります。

そのため作業者同士の情報共有する手間も省けます。

また、システムによっては、請求書の発行など附属機能の搭載もあり、事務作業を効率化させることが可能です。

在庫管理システムの機能

在庫管理システムの機能としては、主に以下の機能が搭載されている場合が多いです。

• ハンディなどの端末を使ったデータ入力と編集
• 在庫の発注や入荷に関する情報把握
• 請求書や見積書の作成
• 不良在庫の数
• 返品された商品の数　など

もちろん、上記の機能より多機能なシステムもあります。反対にコストを下げるために、機能が必要最低限に抑えられたモデルもあります。

注意点は、不必要に多機能なシステムを導入しても現場で使われなければコストパフォーマンスは悪くなります。

導入前に、現場や拠点でどんな機能が必要か確認を行いましょう。

在庫管理システムを導入する際の確認ポイント

在庫管理システムを導入する際のポイントを2つ紹介します。

1. 在庫管理システムの4つのタイプ
2. フリーの在庫管理システム・アプリの有効な使い方

導入の仕方を検討する段階で、上記2つは確認しておきましょう。

在庫管理システムの4つのタイプ

在庫管理システムには主に4つのタイプがあり、導入する現場に合うタイプを選択する必要があります。

 倉庫管理タイプ

在庫のみでなく、倉庫管理も可能としており、メーカーや物流会社に対応したシステム

ECサイト・通販タイプ

ECサイトのカートと連動するシステム

備品管理タイプ

自社で扱う貴重品や危険物などの管理に対応したシステム

小規模タイプ

複雑な管理を不要とし、コストを優先したシステム

フリーの在庫管理システム・アプリの有効な使い方

導入する倉庫が小規模用の場合は、フリーの在庫管理システムでまかなえる場合があります。

注意点は、機能が最低限しかないフリーの在庫管理システムを使い、不足している部分を補うために別のシステムを導入しないといけなくなる場合です。

フリーの在庫管理システムを有料版に切り替えると、機能が追加される拡張性のある仕様なら問題ないでしょう。

したがって、現場がある程度の規模なら、初めから有料のシステムを導入したほうが、手間や時間を節約できる可能性が高いです。もしくは、無料でシステムのテストをして、問題がなければ、そのまま有料に切り替える方法もあります。

在庫管理システムを導入するメリット

ここでは、在庫管理システムを導入する5つのメリットを紹介いたします。

1. 在庫量を適正化できる
2. 業務の効率化ができる
3. ピッキングリストの作成が容易になる
4. 人に頼らず在庫管理ができる
5. 棚卸作業の負担を軽減する

1つずつ詳しく確認していきましょう。

在庫量を適正化できる

システムを導入することで、倉庫内の在庫状況がシステム上で簡単に把握できるため、在庫量の適正化をより簡単にできるようになります。

その結果として、欠品による機会損失を回避させることができるようになります。

また、適正化によって在庫量を従来より減らすことできれば、倉庫の保管費用などのコスト削減につながる可能性もあります。

手作業によるミスが減る

これまで手作業で対応していたオペレーションを減らすことで、ミスを減らすことができます。

さらに手作業はミスが起きやすく、データと実際の在庫量の数値のズレが起きることが少なくありません。特にExcelなどで在庫管理をしている場合は、入力作業や数値の確認作業の負担が大きく時間もかかってしまいます。

しかしシステムを導入することで、手作業によるミスが減り、数値と現物の数字のズレが起きにくくなり、確認作業時間の削減にもつながります。

ピッキングリストの作成が容易になる

システムにピッキングリストの作成機能がある場合には、フォーマットの作成や調整などの作業が不要になります。

そのためピッキングリストの作成や印刷のために、これまで配置されていた事務員も別の業務に回すことができるようになります。

人に頼らずに在庫管理ができる

システムを導入することで、作業員の熟練度に頼らない在庫管理ができます。

そのため、特定の個人に依存した在庫管理から脱却して誰でも在庫管理ができる環境を整えることができます。

棚卸作業の負担が軽減できる

手作業で棚卸すると、必要な時間と労力がかかります。

在庫管理システムは、バーコードによって商品の在庫量を確認できるため、棚卸作業の時間短縮と数えミスを減らすことできます。

作業者の負担を軽減し、1時間あたりにかかる作業時間も減らせるようになります。

在庫管理システムのデメリット

在庫管理システムのデメリットを紹介します。メリットに比べるとデメリットは少ないといえるでしょう。

1. 導入・運用コストがかかる
2. 製品選びを間違えると費用対効果が悪くなる

導入・運用コストがかかる

在庫管理システムの導入には、初期費用と月額料金がかかります

機能を限定したシステムであれば初期費用が0円などもありますが、高機能システムの場合は10万円を超えることも少なくありません。

月額料金もシステムによって価格設定は幅広くあります。安いものでは1,000円〜、高いもので5万円以上になるでしょう。

ただし、まずは価格よりも搭載されている機能に注目し、導入することで今よりも在庫管理がどれくらい効率化し、その他のコストを減らせるか調べて検討してみてください。

製品選びを間違えると費用対効果が悪くなる

在庫管理システムは、製品ごとに想定されている導入現場があります。

むやみに高機能なモデルを採用すると性能を発揮できずコストが無駄になってしまう可能性があります。

導入したい現場で必要になる機能をきちんと割り出して、システム導入サービス担当者にヒアリングをするようにしましょう。

Excelで在庫管理するメリット・デメリット

この章では、Excelで在庫管理をするメリットとデメリットを簡単に紹介します。

Excel在庫管理のメリット

Excelで在庫管理するメリットは、以下の通りです。

• システム料がかからない
• フォーマットなどを自由に決められる

固定費がかからないのはメリットといえますが、維持管理のために労力が必要のため、人件費がその分必要になります。

フォーマットの自由度が高いと便利そうですが、システム料を同様に管理に手間がかかり、人手が必要になります。列挙すると、メリットがあまりないと感じるのではないでしょうか。

Excel在庫管理のデメリット

次に、Excelで在庫管理するデメリットをお伝えします。

デメリットのほうが多く、主に以下のようなものがあります。

• 入力が手作業になりやすい
• 入力漏れが発生する
• 同時に複数人で編集できない
• 入力するシートやセルを探し出す手間が必要になる
• 些細なことで入力したデータが破損する場合がある

以上のようにExcelで在庫管理すると、メリットよりもデメリットがあり、効率が落ちます。

何よりもExcelの管理では、規模や量に限界があり、人に頼った仕組みから脱却が難しいです。

在庫管理に必要な機能を把握してちょうどよいシステム導入を検討

在庫管理システムは、業務をデジタル化して個人の技量に頼ったり、アナログで作業していた仕組みから脱却できます。

導入には費用はかかりますが、効率化によって業務の省人化や労働時間の短縮も見込めます。

さらに在庫量の適正化によって過剰在庫や欠品を避けられるために全体的な無駄を減らし、コスト削減につながることでしょう。

自分の現場にちょうど良い仕様の在庫管理システムを導入して、業務効率化に努めましょう。